Exploitations sociétaires Des clés pour réussir à travailler ensemble

Dans le monde agricole le terme "règlement intérieur" fait fuir car il évoque des contraintes subies et rares sont les agriculteurs qui se dotent de "règles" entre eux. C'est pourtant l'outil indispensable pour lever les ambiguïtés sur, les horaires, les tâches, les absences, l'argent, la communication… Certains points paraissent être des détails qui, un jour, parce qu'ils n'ont pas été discutés, vont faire exploser un conflit : "chez quel associé est hébergé le stagiaire occasionnel ?" par exemple.

Mais rien n'est figé et si certains points sont jugés trop flous ou inadaptés, il faut modifier le règlement après concertation de chacun. Lors d'un mouvement (départ ou arrivée) d'un associé, reprendre le règlement, l'amender et le valider est indispensable.

Des responsabilités claires, déléguées en cas d'absence

Martin est "responsable" de l'atelier génisses et se casse une jambe. Pendant son absence, durant 3 semaines, les génisses ont été alimentées et paillées mais personne ne s'est soucié de faire inséminer celles qui devaient l'être. La faute à qui ?

Le responsable d'un atelier ou d'un domaine n'est pas forcément celui qui exécute toutes les tâches, mais c'est lui qui donne des directives, informe ses associés des résultats et des problèmes, délègue à un remplaçant lorsqu'il est absent. Le responsable engage toute la société lorsqu'il sollicite l'avis des autres avant tout choix important et forme un remplaçant capable de prendre le relais "au pied levé".

Créer les conditions d'une bonne entente

La bonne entente ne tombe pas du ciel, elle se cultive, à travers des petits gestes et des "bons moments". Un repas commun hebdomadaire ou mensuel au resto du coin, une pause café à un moment précis de la journée dans un lieu agréable aménagé pour cela, sont des ingrédients importants pour maintenir l'ambiance. Certains jugent cela "comme une perte de temps" alors que des "directions des ressources humaines" jugent indispensable l'existence des moments conviviaux pour souder les équipes dans les entreprises.

Bien séparer les espaces professionnels et privés

Souvent l'un au moins des associés habite sur le site principal de l'exploitation. C'est à lui qu'incombe la surveillance, l'accueil des personnes extérieures, l'entretien des abords, le standard téléphonique, etc… Son conjoint, ses parents ou enfants finissent par trouver cette astreinte lourde et peu prise en compte par les associés. La solution : déménager ! Ou … lister toutes les tâches effectuées par l'occupant du siège de l'exploitation et sa famille et les répartir autrement.

Tel associé de Gaec lassé des coups de fil à son domicile et des visites de représentants a institué, après en avoir parlé à ses associés, un système différent : une ligne téléphonique réservée au Gaec, un panonceau informant "M. et Mme les représentants" qu'ils étaient reçus sur rendez-vous ou le mardi de 10 h à 12 h. Et ça marche !

Communiquer

La discussion pendant la traite ou au coin d'un hangar est nécessaire mais pas suffisante ! Une réunion efficace, c'est à dire, commençant à l'heure, comportant un ordre du jour et une trace écrite des conclusions et finissant à l'heure, est indispensable pour réussir à travailler ensemble. Chaque groupe a son rythme de réunion, il n'y a pas de "préconisation". Selon les périodes de l'année ou de la vie du groupe, la fréquence est modifiable mais ne vous séparez pas sans fixer la date, l'heure et le lieu (si possible l'ordre du jour) de la prochaine réunion, sinon elle n'aura pas lieu !

Un tableau d'affichage (avec affichage des réunions, des informations et un tableau effaçable) visible par tous est un investissement léger qui peut rapporter gros. Un calendrier où sont notés les absences et les astreintes prévisionnelles, les rendez-vous, les réunions, est nécessaire pour programmer les remplacements. Combien de crises pourraient être évitées si l'un des associés, au lieu d'annoncer la veille d'un week-end qu'il ne pourrait pas travailler, en informait ses associés quelques semaines à l'avance.

Faire appel à un tiers, si besoin

Certains couples rencontrant des difficultés relationnelles font appels à un tiers, le conseiller conjugal, dont le rôle est de démêler l'écheveau complexe des relations pour ré-instaurer un dialogue serein et constructif.

Et pourquoi pas faire appel à un tiers, reconnu par tous dans une exploitation sociétaire ?

Yves Le Guay, consultant formateur en relations humaines défini ainsi le rôle d'un tiers :

"Sa seule présence amène le groupe à lever le nez du guidon, ce n'est pas un conseiller qui nous dirait ce qu'il faut faire, il facilite la parole dans le groupe, aide à parler de ce qui fâche sans se fâcher, amène à voir les choses autrement. Il n'est ni un juge, ni un arbitre, il est impartial et garantit la confidentialité".

Mais ce n'est pas non plus un magicien et son efficacité sera d'autant meilleure qu'il sera sollicité au début d'une "crise". Dans chaque région des personnes sont formées à cet accompagnement et peuvent intervenir "même quand ça va bien", pour aider par exemple le groupe à remodeler son règlement intérieur!